Como o e-procurement pode ser uma vantagem para as empresas na compra de materiais não produtivos

Não é de agora que as empresas tem percebido a importância da tecnologia para auxílio nos setores internos. A logística já tem utilizado softwares e sistemas tecnológicos para tornar o processo mais eficientes e produtivo, e o setor de compras não está fora desta situação. As empresas tem feito uso do e-procurement nas compras corporativas.

O e-procurement é o termo usado para descrever completamente o uso de métodos eletrônicos em cada estágio do processo da compra, identificada, desde a solicitação até o pagamento, e contrair informações de potencial a gerência executiva.

Este método apresenta uma maior segurança na realização dos pedidos e na possibilidade de gerenciar as compras, otimizando tempo, assim reduzindo esforços operacionais advindos dos sistemas convencionais de cotações. Outro fator, importante para a escolha deste método é que este implica numa redução de custos.

Outro benefício do e-procurement advêm da melhoria da eficiência decorrente da reavaliação da forma como as empresas operacionalizam suas compras. Pois, ao se reduzir o número de fornecedores, os custos administrativos caem e a empresa desenvolve uma orientação estratégica de compras muito mais clara.

Além destes dois benefícios existem quatro incentivos essenciais à adoção do e-procurement pelas empresas. A partir da adoção deste, possibilidades de agregar as compras de vários departamentos ou divisões, com melhoria do poder de barganha, obtenção de descontos por volume e redução dos custos de transação começam a acontecer, além da redução das compras de fornecedores não credenciados ou que não atendam aos requisitos de qualidade. Uma outra possibilidade é a de criação de uma política de compras mais conservadora, que busque o ponto de equilíbrio mais adequado entre preço e qualidade para os diversos fornecedores disponíveis e o desenvolvimento de uma visão mais apurada das disparidades que ocorrem entre preços, qualidade, velocidade e confiabilidade da entrega.

Pois bem, o uso deste método ou conjunto de métodos pode ser aplicável a compra de materiais não produtivos, que são aqueles que não são utilizados na composição do produto final, e de materiais produtivos, que são incorporados ao produto da empresa.

Materiais não produtivos

Os materiais não produtivos são produtos e serviços que se apresentam como suporte no funcionamento da organização, tais como materiais de escritório, móveis, computadores para as áreas administrativas.  Estes materiais não possuem impacto direto na qualidade do produto ou serviço. Portanto, para a aquisição destes o preço aparece como o principal fator determinante da compra. Desta forma, são priorizados dispositivos e meios que estimulem a concorrência entre os fornecedores, facilitando a escolha daquele que oferece as melhores condições momentâneas de negociação. Por não serem centrais aos seus processos produtivos, oferecendo, portanto, baixo risco de afetar o desempenho da empresa no mercado, em  caso de problemas, os materiais não produtivos foram os primeiros que as organizações passaram a comprar pela Internet.

Materiais produtivos

Materiais produtivos são aqueles utilizados diretamente como matéria-prima ou componentes nos processos produtivos da organização.  Embora hoje as empresas ainda se demonstrem relutantes em utilizar mercados eletrônicos para adquirir matérias-primas a serem utilizadas diretamente no processo produtivo; é possível que a aceitação no futuro aumente da mesma forma como ocorre com materiais não produtivos. Isto pode ocorrer se os mercados eletrônicos se afirmarem como um meio seguro e confiável para transacionar, além de oferecerem um espaço para negociação e relacionamento entre fornecedores e compradores.

Concluindo

Por meio do e-procurement, as empresas podem obter melhores resultados, principalmente se integrarem os sistemas dos demais participantes da cadeia de suprimentos, assim aprimorando a comunicação entre parceiros e a exploração das vantagens da melhor qualidade da informação com reflexos diretos no nível de estoques e no planejamento do uso da capacidade produtiva.

E, os materiais não produtivos já estão presentes no ambiente online de forma mais intensa e apresenta garantias de segurança e redução de custos operacionais e otimização de tempo. E, a CorporativoSupply conta com linhas de Material de Escritório, Higiene e Limpeza, Eletrônicos e Copa e Cozinha, num ambiente completamente online e que ainda é capaz de gerar relatórios das compras por período propiciando uma gestão de compras mais efetiva!

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Como escolher os fornecedores para empresas corporativas com base em competências (parte 2)

Falamos no post anterior aqui no Blog sobre a importância que o setor de compras tem dentro das organizações e que tem como um fator de sucesso ou fracasso a boa ou a má escolha dos fornecedores.

É por isso então, que pensamos em discorrer sobre algumas competências dos fornecedores que merecem atenção na hora da escolha e negociação.

Já abordamos também que primeiramente deve ser feito uma categorização dos valores de cada setor da empresa e depois definir a estratégia de compras, que pode ser voltada a qualidade, prazo de entrega e a redução de custos.

No post de hoje, abordaremos outras três características que devem ser analisadas no momento de decisão do fornecedor. São elas, a transparência, as especificações técnicas e normas administrativas e a flexibilidade.

Transparência

Conhecer a confiabilidade do fornecedor dentro do mercado é extremamente importante para que não venha acontecer de contratar um fornecedor que não será capaz de cumprir com as especificações acordadas. Então, uma grande preocupação que os empreendedores devem ter  em relação ao fornecedor é se ele é confiável, transparente e como atua no mercado. Não se deve ter medo de perguntar seu fornecedor para quais outras empresas ele presta serviço, há quanto tempo ele atua nesse ramo e se alguma vez já teve algum problema e como resolveu. É neste momento que o fornecedor deixará que o empreendedor descubra o quanto é franco e transparente com seus clientes. Além disso, ter uma relação confiável com seu fornecedor diminui as chances de erros no meio do percurso.

Especificações técnicas e normas administrativas

Outra questão muito importante e que merece extrema atenção e análise é se os fornecedores estão com toda a questão regulatória acertada. Se eles agem com todas as vendas com contratos muito bem elaborados, atendem as questões legais de prazo, fornecimento e atendimento. Este fator pode afetar diretamente a empresa, no quesito de que se alguma irregularidade por parte do fornecedor for descoberta, a empresa pode ter que arcar com multas e punições. E é importante também que os fornecedores sejam empresas preocupadas com o atendimento das especificações técnicas, das normas de segurança no trabalho e em seus produtos e serviços, assim como sejam empresas legalmente constituídas. Exija sempre a legalidade dos fornecedores em todos os níveis.

Flexibilidade

Vale ressaltar que no momento da tomada de decisão sobre qual ou quais fornecedores farão parte do quadro da empresa é preciso estar atento se estes fornecedores podem ser flexíveis, ou seja, possuem a capacidade de compreender e se adequar as necessidades da empresa, proporcionando o melhor desempenho. Um planejamento de compras deve ser feito, mas pode ocorrer de sofrer impactos externos e precisar de mudanças rápida, por isso, o fornecedor deve ser flexível a ponto de se adequar a estas mudanças.

Concluindo

Então, uma função importante do encarregado do setor de compras e que não deve ser deixada de lado é a fiscalização dos produtos enviados pelo fornecedor. Comprar não é apenas fazer o pedido e esquecê-lo, conferir a qualidade, a quantidade em estoque para a chegada dos produtos para o próximo mês, entre outras coisas, devem ser feitas no dia a dia da empresa, para que não aja perda de materiais, ou de gastos excessivos com estoque.

E um bom fornecedor é aquele que está disposto a te ajudar a fazer seu negócio crescer. Não existe um melhor ou pior fornecedor, mas sim, aquele que consegue suprir todas as suas necessidades. Basta você colocar essas limitações e restrições na hora da escolha. Fazer essa escolha de forma sabia resultará em bons frutos para você e seus clientes.

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Como escolher os fornecedores para empresas corporativas com base em competências (parte 1)

Muito se sabe sobre a importância do setor de compras das empresas. As aquisições corporativas em suprimentos e matéria prima são responsáveis por boa parte dos gastos das organizações, principalmente industriais. E, um grande fator de sucesso ou fracasso da área é a boa ou má escolha dos fornecedores.

Portanto, os encarregados do setor devem trabalhar de forma minuciosa na seleção daqueles que serão os melhores fornecedores da empresa. Toda esta situação, é um fator que proporcionará redução de custos, atenção ao estoque, otimização do tempo e melhor gestão de compras.

Pois bem, ao começar a estratégia de compras, deve-se categorizar os valores de cada setor da empresa, quais produtos são mais importantes, merecem maios atenção, são mais difíceis de serem negociados e por ai vai. A partir dai, se escolhe qual a estratégia a empresa irá adotar, ela pode ser voltada a redução de custos, a qualidade ou a entrega no prazo.

Definida a estratégia, que pode ser feita usando diversas ferramentas, como estas que já falamos aqui no Blog, é a vez da escolha dos fornecedores, é claro que mesmo que a estratégia da empresa seja voltada para a redução de custos, não quer dizer que não se deve dar atenção a qualidade do material a ser adquirido e ao prazo de entrega que este fornecedor propõe.

Então, ao escolher um fornecedor ou mais de um, preciso estar atento a algumas informações importantes para que possa haver uma negociação.

Pesquise o mercado

Realizar uma pesquisa dos fornecedores disponíveis, avaliar propostas minuciosamente, conhecer cada detalhe dos produtos dos fornecedores, preços, qualidade. Todos estes fatores proporcionarão uma melhor negociação posteriormente, quando uma quantidade mínima de fornecedores já tiver sido selecionada. Além disso, está pesquisa trará mais segurança quando tiver que finalmente tomar alguma decisão. E, também, antes de optar por algum fornecedor, se terá conhecimento do quanto os concorrentes gastam e quais são os melhores tipos de fornecedores para o seu empreendimento em específico.

Entregas e prazos

Se a estratégia adotada pela a sua empresa for relacionada ao prazo de entrega, este fator merece atenção especial no momento da escolha do fornecedor. Então, preste atenção se o seu fornecedor cumpre todos os acordos preestabelecidos. Certifique-se que ele se preocupa tanto quanto você com prazo de entrega e qualidade da entrega. É crucial que seu fornecedor não falhe nesse processo, uma vez que é a imagem da sua empresa que está em jogo. Se algum erro for cometido pelo seu fornecedor, seu cliente irá culpar sua marca. E os fornecedores devem ter e demonstrar seriedade e comprometimento com os prazos, além de segurança e confiabilidade na entrega de um pedido ou na prestação de um serviço. Executar sempre o combinado na entrega ou na prestação, e cumprir rigorosamente com os prazos são diferenciais que devemos cobrar sempre de nossos fornecedores.

Qualidade dos produtos

A mesma situação de quando a estratégia está voltada para os prazos de entrega, quando a estratégia é voltada a qualidade dos produtos, esta etapa de análise merece extrema atenção. Vale questionar se o que o fornecedor te oferece tem tanta qualidade quanto o produto final ou serviço que você tem. Seu cliente irá notar a baixa qualidade de uma peça ou produto e se isso é importante pra ele. Focar na qualidade dos produtos é focar na satisfação do cliente. Portanto, é essencial que uma empresa conheça qual a qualidade dos produtos e serviços dos fornecedores que pretende contratar. Ter um feedback de outras empresas que já usufruíram dos mesmos produtos e serviços é uma forma mais rápida de comprovar essa qualidade.

Vale lembrar que qualidade dos fornecedores é entregar aquilo que atende as suas expectativas, porque ele terá impacto crucial na satisfação dos seus clientes.

Preço

Aqui o pressuposto é os mesmo dos dois anteriores, a estratégia voltada a redução de custos deve dar uma atenção específica para esta parte. Lembrando que reduzir custos, não é apenas reduzir a qualidade da aquisição, mas sim buscar fornecedores que possuem qualidade semelhante ou igual, mas com preços e condições mais competitivas.

Analisar os preços do fornecedor, e por em prática o seu poder de negociação é importante. Em alguns casos, os preços mais elevados apresentam maior qualidade de produto, e para não perder a satisfação dos clientes com os produtos, vale negociar os preços com o fornecedor. Deve-se sempre se preocupar com o custo-benefício e com as expectativas de seus clientes: pagar um pouco mais por um produto ou serviço que terá uma maior durabilidade ou rendimento pode ser o melhor negócio para nossa empresa, partindo do pressuposto de um Retorno sobre Investimento das mudanças. E, é  importante voltar ao planejamento financeiro e avaliá-lo. Seus parceiros precisam oferecer um serviço viável, por valores que estejam dentro do seu orçamento e não comprometam o preço final do seu produto, seu fluxo de caixa ou seu capital de giro. Não deve-se esquecer da premissa de que, para vender, será preciso cobrir o custo de produção e acrescentar uma margem de lucro.

Concluindo

Além de pesquisar o mercado, analisar os prazos, preços e qualidade, deve-se estar atento a mais especificações, como transparência e competência, flexibilidade e agilidade. Destas competências abordaremos no próximo post do Blog, não deixe de conferir. Mas o principal, quanto se trata de fornecedores é adotar um bom relacionamento com os mesmos. Procure sempre fornecedores que apresentem estas características.

E, um bom fornecedor é aquele que está disposto a te ajudar a fazer seu negócio crescer. Não existe um melhor ou pior fornecedor, mas sim, aquele que consegue suprir todas as suas necessidades. Basta você colocar essas limitações e restrições na hora da escolha. Fazer essa escolha de forma sabia resultará em bons frutos para você e seus clientes!

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Como o comportamento do setor de compras influencia nas compras corporativas da empresa e qual a hora de revisitar os objetivos de savings do setor?

Em tempos de crise econômica, as empresas procuram superar as dificuldades do mercado de diversas formas. E, como a crise tem atingido diversos setores do mercado brasileiro, a área de compras também entrou para o grupo das áreas afetadas. E, por esse motivo, as empresas tem buscado diversas saídas para esta situação, que não necessariamente atacam diretamente na redução de custo.

Uma das alternativas têm sido a transformação do setor, que deixa de ser apenas uma atividade de rotina de aquisição de produtos para se tornar uma ação estratégica e bem elaborada.

Pensando nisso, as empresas normalmente devem focar no aumento da lucratividade atrelada a uma redução de custos. Isso significa trabalhar para trabalhar para aumentar o LAJIDA/EBTIDA por meio da otimização das operações e processos da empresa. Isso entra melhor análise de fornecedores, corte de gastos desnecessários, entre outras ações.

Porém, no cenário da crise, uma das formas de trabalhar a otimização dos recursos é analisar o comportamento da equipe de compras na hora da realização das aquisições de produtos e avaliação de fornecedores, verificando como é possível trabalhar o estoque de forma a levar uma maior rentabilidade para o financeiro, mesmo que isso comprometa o custo unitário do produto. Para fazer isso, é necessário não necessariamente considerar apenas o custo de produto, mas contar, por exemplo, com o uso da  tecnologia para realizar as compras corporativas.

Comportamento na realização das compras

Nós já falamos aqui no Blog, sobre a atenção que se deve dar ao estoque, se é realmente necessário ter uma quantidade de produtos estocados quando sua demanda não é tão alta, seu giro é menor ou há vida útil. E isso, é um reflexo do comportamento do setor de compras. É preciso pensar se o que vale mais, nos dias de hoje, é ter produto em estoque, ou possuir capital de giro, ou seja, ter uma certa quantia em dinheiro em mãos, para que caso precise, possa usar, em vez de todo este capital estar investido em estoque.

Então, vale a pena considerar as possibilidades de:

  • Realizar as compras apenas quando há necessidade e optar por  ter maior comodidade e agilidade na entrega, mesmo pagando uma quantia um pouco maior
  • Planejar melhor os recursos e avaliar as necessidades de material perecível, contando com fornecedores que possuem entregas mais rápidas e fáceis, ao invés de menor custo de produto

E, assim, tem uma quantia de capital em caixa para giro financeiro, do que obter descontos no momento da compra e acabar por ter um estoque com imobilizados, acumulando capital.

Uso da Tecnologia

E, outra alternativa para superar estes momentos de crise e otimizar tempo com as compras corporativas é usando a tecnologia como suporte para a equipe. A tecnologia pode ser muito mais do uma simples aliada, ela pode ser a válvula que propicie otimização do tempo, facilidade e agilidade para realizar as compras da empresa ou organização.

Geralmente, as negociações com os fornecedores são feitas por telefone ou pessoalmente, quando feitas por telefone, as ligações possuem alto custo e podem variar de acordo com a região e a operadora, e, pessoalmente, precisa haver deslocamento de alguma das partes interessadas, além de que, toma-se um tempo muito grande para os dois modelos.

As compras realizadas por plataformas online, permitem que o contato com o fornecedor seja feito sem que seja necessário sair do escritório, além de que, o controle das compras pode ser feito por essas plataformas, economizando os gastos com impressos, que, também, ocupam espaço e podem acabar se perdendo. E, o tempo gasto pelos gestores de compra no atendimento e no gerenciamento dos pedidos poderá ser  substituído pela tecnologia eletrônica, abrindo caminho para decisões de caráter estratégico.

Concluindo

Assim, podemos perceber que as empresas, nos dias de hoje, devem repensar como devem agir no momento de realizar suas compras, buscando alternativas e métodos que sejam mais vantajosos com a finalidade de reduzir custos e otimizar tempo.

E, para te ajudar a gerir o setor de compras da sua empresa, a CorporativoSupply ainda conta um sistema que permite gerar relatórios dos produtos pedidos durante o mês e apresenta visualmente os valores e qual produto foi mais pedido, assim, gerando maior controle sobre as compras da empresa.

Além de ser uma plataforma completamente online e que permite que suas compras sejam realizadas diretamente com contato com o fornecedor, sem  precisar se deslocar ou utilizar o telefone, permitindo que o setor de compras foque em novas estratégias de planejamento que ofereçam vantagem para a empresa.

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Como as indústrias podem atingir a redução de estoque e consequentemente reduzir custos

As indústrias, de modo geral, precisam estar atentas ao estoque, para que este não se torne um fator de custos excessivos e que ao mesmo tempo, não falte produtos importantes no estoque dificultando e atrasando a produção.

O inventário ocupa espaço nas indústrias, gera necessidades de transporte e armazenamento. Materiais, trabalhos não acabados e acabados, ocupam espaço na fábrica e não geram valor agregado, mas se tornam um ativo parado e correm  risco de degradação e até mesmo se tornem obsoletos rapidamente, principalmente, os materiais estocados há mais tempo.

Portanto, para que a empresa reduza custos na gestão de seu estoque, a alternativa seria reduzir o mesmo e assim, consequentemente, reduzir custos.

Para isso, a chave é: focar as variáveis ??de entrada. Porém, o objetivo principal das indústrias é maximizar lucros a longo prazo. Então, as tentativas de reduzir o estoque devem estar em harmonia com este objetivo.

E, para que este objetivo final de reduzir custos com o estoque seja atingido, algumas medidas precisam ser adotas.

Use o Diagrama de Pareto no seu inventário

O Diagrama de Pareto, como já falamos aqui no Blog também é conhecido como a regra dos 80/20 e  possui grande utilidade na administração de empresas e indústrias, pois permite a análise de defeitos de produtos, que representam custos elevados e também importante desgaste na imagem da qualidade dos produtos.

Tratando-se do estoque, as indústrias devem reunir as vendas e estoques com seu valor em Reais por item. E construir dois gráficos de Pareto. No primeiro, os itens devem ser classificados em A, B, C e D que equivalem a 80%, 15%, 5%, 0% das vendas. Em seguida, faça o cálculo do seu inventário para cada grupo. Se os itens A representarem 50% do seu inventário, então o seu estoque para estes produtos deve ser referente a este valor.  E, o segundo gráfico classifique os itens com base no inventário. Em seguida, calcule as vendas de cada grupo. E, se os itens de estoque A devem representar pelo menos 50% de suas vendas se não, o estoque pode estar fora de equilíbrio.

Uma quantidade significativa de estoque em itens de baixa demanda pode indicar problemas com produtos run-outs, transições, gerenciamento de mudanças de engenharia e gerenciamento de inventário obsoleto. Portanto, estas ações são uma excelente maneira de começar a olhar para o seu inventário. Depois de recolher essa informação, você tem o resultado de uma fonte de armazenamento de dados da cadeia para análise posterior.

Revisar os ciclos de ordem / quantidades

Quantidades de pedidos menores e mais frequentes se traduzem em menos inventário. Então, algumas perguntas precisam ser feitas, como: Existe capacidade suficiente para aumentar as trocas necessárias por ciclos mais frequentes? A perda de capacidade pode ser compensada pela execução de peças de baixa demanda e de menor frequência? Haverá alguma perda de eficiência de transporte mudando-se para lotes menores? O que isso significa para a carga de trabalho nos centros de distribuição?

Então, determinar frequências de ordem é uma das variáveis-chave da cadeia de suprimentos. Esta variável pode afetar quase todos os aspectos da cadeia de fornecimento. As organizações devem ter um conhecimento profundo dos custos que envolvem a cadeia de suprimentos e recursos. Assim, as opções para melhorar esta variável se aplicam a  reduzir o tempo de instalação e custos, reavaliando o custo de manutenção de estoques. Conhecendo profundamente os procedimentos de armazenamento, de transporte e os custos de inventário trade-offs.

Concluindo

Para reduzir o estoque é importante estar atendo aos processos que envolvem a cadeia de suprimentos e as compras e sempre buscar melhoria contínua para tais. E, para atingir estas melhorias, as indústrias precisam ter uma visão geral de todos estes processos, conhecendo do início ao fim tudo o que acontece na cadeia de suprimentos e todos os processos que envolvem as compras da empresa, bem como, da sua gestão.

E, como a ideia é manter uma redução de custos no geral da indústria, não deve-se focar somente no estoque, mas obter uma redução de custos com as compras corporativas também é uma alternativa. Aqui no Blog, nós já escrevemos um texto que pode te ajudar a usar a tecnologia para reduzir custos com compras corporativas!

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